SaaS Yazılım Seçimi: 10 Maddelik Kontrol Listesi

Kapsam: Bu yazıdaki rakamlar, editörlerimizin 22 Ekim 2026 itibarıyla araştırıp fiyatını kontrol ettiği 738 aracı kapsıyor. Dizinde ayrıca fiyatı henüz editörlerimizce kontrol edilmemiş, üreticilerin kendi eklediği birkaç ürün de var (bu tarihte 5); bu yüzden Fiyat Endeksi'ndeki 743 gibi site geneli sayılar biraz daha yüksek.

Kötü SaaS alımlarının çoğu kötü ürün değildir. Yanlış pakette, yanlış büyüme senaryosuyla ya da çıkış yolu hiç kontrol edilmeden alınmış iyi ürünlerdir. Bu liste, yazılımı satın alma departmanı yerine şirket kartıyla alan, yaklaşık 2 ile 50 kişilik ekipler için yazıldı. Her madde neyi kontrol etmeniz gerektiğini ve sitede bunu nerede bulacağınızı gösteriyor.

Kontrol listesi tek bakışta

1-3: Maliyet, fiyat modeli ve deneme

1. Vitrindeki fiyatı değil, gerçek toplam maliyeti hesaplayın

Fiyat sayfasındaki başlangıç fiyatı nadiren ödediğiniz tutardır. 738 aktif araçlık kataloğumuzda 532 araç açık bir başlangıç fiyatı yayımlıyor ve medyan aylık 20 dolar (ortadaki yarı 12 ile 45 dolar arasında). Bu rakam üç çarpanı gizler: kullanıcı sayısı, faturalama dönemi ve ihtiyaç duyduğunuz özelliğin gerçekten bulunduğu paket.

Örnek: Slack fiyatlarına göre Pro paket aylık faturalamada kullanıcı başına 8,75 dolar, yıllık faturalamada 7,25 dolar. 10 kişilik bir ekip için bu, aylık faturalamayla yılda 1.050 dolar, yıllıkla 870 dolar eder. SAML SSO gerekiyorsa Slack bunu Business+ paketinde sunuyor: kullanıcı başına aylık faturalamada 18 dolar, yıllık faturalamada 15 dolar; aynı ekibin aylık faturalamayla yıllık maliyeti 2.160 dolara çıkar. Pipedrive'da Growth paketinde koltuk başına 39 dolardan (yıllık faturalama) beş kullanıcı yılda 2.340 dolar tutar. Araçları karşılaştırmadan önce 12. ay rakamını not edin ve bir fiyatın kategorisi için normal olup olmadığını SaaS Fiyat Endeksi ile kontrol edin. 2026 SaaS fiyat analizimiz başlangıç fiyatlarının kategoriye göre nasıl değiştiğini gösteriyor.

2. Fiyat modelinin büyüme şeklinize uyduğundan emin olun

Paket açıklamaları üzerinden yaptığımız yaklaşık bir anahtar kelime sayımına göre takip ettiğimiz araçların yarısı kadarı kullanıcı başına fiyatlanıyor, kabaca üçte biri ise görev, kişi ya da çalıştırma sayısı gibi bir kullanım ölçütü kullanıyor. Kullanıcı başı fiyat işe alımı, kullanım bazlı fiyat ise büyümeyi cezalandırır. İkisi de yanlış değil ama hangi eğride olduğunuzu bilmelisiniz. Kullanıcı başı ve kullanım bazlı fiyatlandırma yazımız hesabı adım adım gösteriyor.

Otomasyon iyi bir örnek: Zapier'ın Professional paketi 750 görev için aylık 29,99 dolar; yoğun bir iş akışı sizi hızla üst pakete taşıyabilir. Make ve Zapier karşılaştırması aynı işi iki sağlayıcının nasıl farklı ölçtüğünü gösteriyor. E-posta pazarlamada maliyet kişi sayısıyla büyür: Mailchimp 250 kişiye kadar ücretsiz, sonrasında liste büyüklüğü ve gönderim hacmine göre fiyatlanıyor.

3. Ücretsiz paketi veya denemeyi gerçek bir işle test edin

Kataloğumuzda 373 aracın ücretsiz ya da freemium paketi var; 318 araç (yüzde 43,1) ücretsiz deneme sunuyor ve deneme süresinin medyanı 14 gün. Ücretsiz paket arayüzü tanımak için yeterlidir; deneme ise gerçekten satın alacağınız ücretli özellikleri test ettiğiniz yerdir. Ücretsiz paketlerin gerçekte neler içerdiğine baktığımız yazı, Slack'in ücretsiz paketteki 90 günlük mesaj geçmişi gibi en sık sorun çıkaran sınırları listeliyor.

Proje yönetimi gibi bir kategori sayfasından iki üç finalist seçin, her birinde aynı gerçek projeyi yürütün ve test edemediğiniz farkları Asana ve Trello karşılaştırması gibi birebir sayfalardan kontrol edin.

4-5: Veri ve güvenlik

4. Verinizi dışa aktarıp ayrılabildiğinizi doğrulayın

Bir araca bir yıllık emek koymadan önce örnek bir dışa aktarma yapın. Sadece başlıkların olduğu bir CSV değil; dosyaların, yorumların ve geçmişin de geldiğini kontrol edin. Ardından nereye taşınabileceğinize bakın: Notion alternatifleri sayfası, gerçekçi bir hedef olup olmadığını ve fiyatlarının nasıl kıyaslandığını hızlıca gösterir.

Mevzuat da bu yönde ilerliyor. Avrupa Komisyonu'nun Veri Yasası açıklamasına göre AB Veri Yasası (Data Act) 12 Eylül 2025'ten beri uygulanıyor. Yasa, müşteri sağlayıcı değiştirdiğinde SaaS sağlayıcılarının veriyi yaygın kullanılan, makinece okunabilir bir formatta vermesini şart koşuyor; veri çıkış ücretleri dahil geçiş ücretlerinin 12 Ocak 2027'den itibaren tamamen kalkması öngörülüyor, o tarihe kadar sağlayıcılar geçiş maliyetleri için ücret alabiliyor. Bağımlılık sizin için kırmızı çizgiyse otomasyonda n8n, analitikte Matomo gibi açık kaynak ya da kendi sunucunuza kurabileceğiniz seçenekler veriyi sizde tutar; kataloğumuzda 47 açık kaynak araç var.

5. Güvenlik ve kişisel verilerin korunmasını kontrol edin (KVKK, GDPR)

Türkiye'deki ekipler için 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) geçerli. 7499 sayılı Kanun'la yapılan 2024 değişikliğinden sonra 9. madde, yurt dışına aktarım için 5. veya 6. maddedeki işleme şartlarından birinin yanında ya yeterlilik kararını ya da Kurulca ilan edilen standart sözleşme gibi uygun bir güvenceyi arıyor; ikisi de yoksa yalnızca arızi aktarımlar için sınırlı istisnalara izin veriyor. Standart sözleşme, imzalanmasından itibaren beş iş günü içinde veri sorumlusu veya veri işleyen tarafından Kuruma bildirilmek zorunda (6698 sayılı Kanun, mevzuat.gov.tr; KVKK duyurusu). 12. madde ise sağlayıcı kişisel verileri sizin adınıza işlediğinde, güvenlik tedbirlerinden onunla birlikte müştereken sorumlu olduğunuzu söylüyor. Birçok SaaS sağlayıcısı veriyi Türkiye dışında barındırdığı için verinin nerede tutulduğunu ve hangi aktarım mekanizmasının kullanıldığını sorun.

AB'deki müşterilerinizin ya da çalışanlarınızın verisi söz konusuysa GDPR da devreye girer. Sağlayıcı genellikle veri işleyen konumundadır ve bu ilişki, diğer şartların yanında alt işleyen kullanımını koşullara bağlayan ve hizmet bitince verinin sizin tercihinize göre silinmesini ya da iadesini zorunlu kılan yazılı bir sözleşme (veya başka bir hukuki işlem) gerektirir (GDPR 28. madde, EUR-Lex). Çoğu sağlayıcı bunu veri işleme sözleşmesi (DPA) olarak yayımlar; kayıt olmadan önce bulun.

Son olarak SSO, denetim kayıtları ve yönetici kontrollerinin hangi pakette olduğuna bakın; bunlar çoğu zaman küçük ekiplerin başladığı paketin bir üstündedir. Bu açığı kendiniz kapatmanız gerekirse güvenlik ve kimlik kategorisi şifre yöneticilerini ve SSO araçlarını kapsıyor.

Bu bölüm pratik bir özettir, hukuki tavsiye değildir. Hassas ya da yüksek hacimli kişisel veri içeren sözleşmeler için bir avukata danışın.

6-7: Araç setinize ve ekibinize uyum

6. Gerçekten ihtiyaç duyduğunuz entegrasyonları çıkarın

Yeni aracın konuşması gereken üç beş aracı (e-posta, takvim, muhasebe, sohbet) listeleyin ve her bağlantının hazır olarak bulunduğunu doğrulayın. Buradaki her araç sayfası entegrasyonlarını listeler; HubSpot ve Pipedrive karşılaştırması gibi sayfalar onları yan yana koyar. Hazır entegrasyon yoksa iş akışı otomasyonu kategorisinden bir bağlayıcı için bütçe ayırın ve maliyetini 1. maddedeki hesaba ekleyin.

7. Destek, dil ve yerel uyumu kontrol edin

Paketinizin hangi desteği içerdiğini (sadece e-posta, canlı sohbet, size atanmış bir kişi) ve hangi saatlerde verildiğini sorun. Türkiye'deki ekipler için yerel gereksinimler kısa listeyi belirleyebilir: Paraşüt gibi bir ön muhasebe aracı Türk KOBİ'leri için e-faturayı yönetir, global bir araç bunu yapmayabilir. Kataloğumuzdaki Türk şirketlerine ait 61 araç için Türkiye'de geliştirilen SaaS'lara göz atın, genel tablo için Türkiye SaaS raporumuzu okuyun.

8-9: Sağlayıcı ve sözleşme

8. Sağlayıcının sürekliliğini değerlendirin

Araçlar kapanabiliyor. Kataloğumuz bunların sayfalarını da tutuyor: bir proje yönetimi aracı olan Height Eylül 2025'te kapandı ve sayfası artık yerine geçebilecek araçları gösteriyor. Kuruluş yılı bilinen 640 aktif aracın 331'i 2015 veya öncesinde, 158'i 2020 veya sonrasında kuruldu. Genç bir sağlayıcı tek başına uyarı işareti değildir, ama 4. maddeyle birlikte düşünün: şirket ortadan kalkarsa bir hafta içinde taşınabilir misiniz?

9. Kart bilgilerini girmeden önce sözleşme şartlarını okuyun

• Faturalama dönemi: yıllık paketler tasarruf sağlar (Notion'da Plus, üye başına aylık 12 dolar ya da yıllık faturalamayla 10 dolar) ama kullanıcı sayınızı sabitler.
• Otomatik yenileme ve bildirim: yenileme tarihini ve iptal için kaç gün önceden haber vermeniz gerektiğini not edin.
• Zamlar: sağlayıcının dönem ortasında fiyat artırıp artıramayacağını ve ne kadar önceden haber verdiğini kontrol edin.
• Kullanıcı azaltma: bazı paketlerde kullanıcı her an eklenir ama sadece yenilemede düşürülebilir.
• İptal sonrası veri: sağlayıcının verinizi ne kadar sakladığını ve ne zaman sildiğini öğrenin.

Notion fiyat tablosunda olduğu gibi her araç sayfasındaki paket notları, hangi fiyatın yıllık faturalamayı varsaydığını gösterir.

10. Ekibin benimsemesini planlayın

Kâğıt üzerindeki en iyi araç, ekibin yarısı e-postada çalışmaya devam ederse başarısız olur. Deneme süresinde birkaç günlük kullanıcıya gerçek görevler verin ve sonunda tek bir soru sorun: bunu kullanmaya devam eder misin? Benimseme genellikle insanların zaten bildiği şeyi izler; bu yüzden Microsoft Teams ve Slack ya da ClickUp ve Notion karşılaştırmaları, kimseden geçiş istemeden önce arayüzlerin ve alışkanlıkların ne kadar farklı olduğunu görmeye yarar.

Bir haftalık değerlendirme planı

1. 1. gün: olmazsa olmazlar listesini ve 12. ay bütçesini yazın.
2. 2. gün: bir kategori sayfasından üç araç seçin ve fiyat tablolarını inceleyin.
3. 3. gün: her birinin veri işleme sözleşmesini, veri konumunu ve dışa aktarma seçeneklerini okuyun.
4. 4-6. gün: iki üç kullanıcıyla her denemede aynı gerçek işi yürütün.
5. 7. gün: toplam maliyeti, kullanıcı geri bildirimini ve çıkış seçeneklerini karşılaştırıp karar verin.

Kısaca

Aracı 1. aya göre değil 12. aya göre fiyatlayın. Gerçek bir işle test edin. Bağlanmadan önce verinizle birlikte ayrılabildiğinizden ve evrakların (veri işleme sözleşmesi, KVKK veya GDPR kapsamında aktarım dayanağı, yenileme şartları) tamam olduğundan emin olun. Gerisi uyum meselesi: entegrasyonlar, destek ve ekibinizin aracı gerçekten kullanıp kullanmayacağı.